XST040 - Palazzo unico: gestione centro servizi ed eventi

Compete alla Struttura Temporanea, nel rispetto dell'indirizzo della Direzione Regionale e in conformità con gli obiettivi fissati dagli Organi di Governo, lo svolgimento delle attività in materia di:

• pianificazione, progettazione, coordinamento ed organizzazione di grandi eventi (congressi, convegni, conferenze, convention, fiere ed esposizioni) presso il Centro Servizi della Sede Unica regionale;
• definizione del concept progettuale dell'evento, verificandone la fattibilità anche in funzione del budget a disposizione o delle tariffe applicate;
• selezione delle strutture, delle tecnologie, degli strumenti e del personale da coinvolgere in relazione ai servizi da fornire;
• coordinamento degli aspetti logistici ed organizzativi, rapporti con fornitori e servizi;
• scelte organizzative volte a rendere sostenibili gli eventi e le iniziative organizzate, in accordo con i CAM vigenti;
• promozione e comunicazione dell’evento e raccolta delle adesioni, in accordo con il Settore competente in materia di comunicazione;
• ideazione, assistenza e supporto ai responsabili scientifici e tematici, cura dei rapporti con relatori, speaker ed ospiti;
• gestione dei servizi di accoglienza, soggiorno, trasporti e catering;
• hospitality desk, predisposizione di servizi alberghieri per i partecipanti e gestione delle modalità di prenotazione;
• ideazione e realizzazione dei materiali convegnistici e congressuali, gestione della modulistica e dei contratti;
• gestione e supporto all’allestimento e disallestimento degli spazi;
• cura delle attività di comunicazione e di rilevazione della customer satisfaction, in accordo con il Settore competente in materia di comunicazione;
• relazione con eventuali sponsor;
• rapporto con artisti, esperti, relatori con cui definire accordi di collaborazione;
• gestione delle condizioni generali di utilizzo dei servizi congressuali, inclusa la verifica della responsabilità del richiedente in termini di obbligo di copertura assicurativa;
• monitoraggio della corretta applicazione dei corrispettivi previsti e del rispetto dei termini e delle modalità di pagamento, contestualmente alla verifica della preventiva sottoscrizione delle Condizioni Generali di utilizzo dei servizi congressuali;
• gestione dell’eventuale utilizzo di Agenzie di Servizi, se delegate dal Richiedente;
• verifica degli obblighi di comportamento all'interno del Centro Servizi.

Al Dirigente responsabile della Struttura temporanea competono le funzioni concernenti il regolare e più ampio adempimento degli obblighi previsti dal D.Lgs. n. 81/2008 s.m.i., come dettagliatamente specificate nello schema di delega datoriale di cui al vigente Sistema di Gestione della Sicurezza dei Lavoratori.

Con successiva deliberazione verranno attribuiti i processi ed i procedimenti di rispettiva competenza.