Per gli addetti ai lavori

ACCESSO GENERALIZZATO

Pubblichiamo integralmente le Linee guida ANAC del 28 dicembre 2016 e la circolare n. 2/2017 del Ministro per la semplificazione e la Pubblica Amministrazione al cui testo fanno riferimento alcune precisazioni/integrazioni (condivise con i Settori Trasparenza e Anticorruzione, Attività legislativa e Consulenza giuridica, Segreteria della Giunta regionale) che, senza vincolatività alcuna, vogliono rappresentare un utile punto di vista con cui confrontarsi nel lavoro quotidiano.
Le indicazioni rinvenibili e i loro risvolti applicativi potranno costituire (anche in previsione della prossima redazione di un testo regolamentare) argomento di discussione ed approfondimento durante i corsi di formazione che, nel prossimo ottobre, coinvolgeranno sull’argomento dirigenti, funzionari e addetti alle procedure informatiche.
I colleghi che si occupano della materia forniranno quanto prima nuove indicazioni sulle corrette modalità di protocollazione delle istanze.

Linee Guida ANAC - Delibera n. 1309 del 28 dicembre 2016

 

Circolare n. 2/2017 del Ministro per la semplificazione e la Pubblica Amministrazione

 

Integrazione alla Circolare n. 2/2017

Ad integrazione di quanto indicato nella Circolare § 4.1, si precisa quanto segue:

“La richiesta può essere presentata alternativamente:

  • alla Direzione/Settore che detiene i dati o i documenti;
  • al Settore Relazioni con il pubblico (URP) della Giunta regionale.

La Direzione/Settore che riceve l’istanza di accesso deve provvedere ad inviare, al richiedente, la ricevuta prevista dall’art. 18 bis Legge 241/1990.

La Direzione/Settore regionale che ritiene di non essere competente (in tutto o in parte) a decidere sulla richiesta di accesso deve trasmettere, senza ritardo, l’istanza alla Direzione/Settore competente.

Se la Direzione/Settore che riceve l’istanza non è (in tutto o in parte) competente e non è in grado di individuare la struttura che detiene i dati o i documenti richiesti può avvalersi del supporto dell’”help desk” di cui al § 4.4.

Nel caso risulti evidente che ciò che viene richiesto è estraneo all’ambito regionale, l’ufficio ricevente deve inoltrare tempestivamente la domanda all’Amministrazione competente.
In entrambi i casi, la Direzione/Settore che ha ricevuto l’istanza comunica al richiedente l’intervenuta trasmissione”.

Ad integrazione di quanto indicato nella Circolare § 4.2, si precisa quanto segue:

“Nel caso in cui l’istanza coinvolga la competenza di più Direzioni, ciascuna di esse decide autonomamente sulla parte di propria competenza, fatta salva la necessità di tenersi reciprocamente informate anche attraverso il coinvolgimento dell’help desk di cui al § 4.4.”

Ad integrazione di quanto indicato nella Circolare § 4.4, si precisa quanto segue:

“In attesa che l’Amministrazione regionale provveda all’approvazione di un Regolamento, che disciplini in modo organico le modalità del diritto di accesso nelle sue varie tipologie, l’help desk è composto da Roberta Bufano(tel. 23979 - Settore Segreteria della Giunta regionale), Marzia Marangon (tel. 23649 - Settore Relazioni con il pubblico), un funzionario del Settore Attività legislativa e Consulenza giuridica (tel. 21312) ed un funzionario del Settore Trasparenza e Anticorruzione (tel. 21010). Nel caso l’help desk venga investito di problematiche concernenti aspetti informatici, verrà coinvolto il Settore Sistemi Informativi.
La richiesta di assistenza all’help desk dovrà pervenire dal funzionario (da individuarsi preferibilmente nel referente per la Trasparenza) che nell’ambito di ciascuna Direzione curerà l’istruttoria delle istanze di accesso.
L’help desk fornirà indicazioni di carattere generale e supporto giuridico-procedurale senza tuttavia poter entrare nel merito della singola istanza e senza quindi poter rilasciare pareri sull’esito della stessa”.

Ad integrazione di quanto indicato nell’Allegato 1 (“Presentazione della richiesta di accesso”) alla Circolare, si allega il modulo relativo Allegato 1/bis – Istanza di accesso

Ad integrazione di quanto indicato nell’Allegato 2 (“Presentazione della domanda di riesame”) alla Circolare, si allega il modulo relativo Allegato 2/bis – Istanza di riesame

Ad integrazione di quanto indicato nell’Allegato 3 (“Modalità di realizzazione del Registro degli accessi”) alla Circolare, si allega il modulo - curato dal Settore Trasparenza – di gestione delle istanze di accesso Allegato 3/bis – Registro istanze
Relativamente alla sua compilazione si raccomanda, stante l’importanza dell’attendibilità dei dati in esso riportati, che avvenga a cura del medesimo funzionario (preferibilmente da individuarsi nel referente per la Trasparenza) che, in ciascuna Direzione, curerà l’istruttoria delle istanze di accesso.

 

SEMPLIFICHIAMO

Un’amministrazione è trasparente se riesce a farsi capire: ecco perché lavoriamo sul linguaggio “burocratico” e promuoviamo iniziative per renderlo più efficace e comprensibile.

Dieci regole per scrivere chiaro

Rendere la nostra scrittura snella, semplice e  trasparente  è possibile! Ecco le 10 regole per scrivere chiaro da applicare quando si scrive un testo, una lettera o un documento amministrativo. Il decalologo è contenuto nei Manuali “Senza giri di parole”  dove sono indicate tecniche e consigli per scrivere in modo efficace.

1. Scrivi parole brevi e fai risparmiar tempo a chi legge (rapido invece di tempestivo; uso invece di  utilizzo, mobili invece di masserizia, negozio invece di esercizio commerciale…)

2. Usa termini semplici, di  uso comune e concreto (pagare  invece di “effettuare il versamento”; fare o sviluppare, invece di implementare)

3. Esprimi lo stesso concetto con le stesse parole (un congresso è sempre un congresso, non un convegno, o un workshop, o un meeting, o un simposio…)

4. Rendi lineari le frasi e usa lo schema soggetto- verbo- complemento oggetto

5. Riduci la lunghezzadelle frasi, al massimo 20-25 parole.

6. Scegli un linguaggio positivo con affermazioni, semplici e dirette (invece di  non va dimenticato che, meglio usare  ricorda di …) 

7. Preferisci  i verbi all’indicativo e con tempi semplici  (usa presente, passato prossimo, imperfetto, futuro semplice, tutto il resto complica inutilmente),  evita le nominalizzazioni ( invece di effettuare un cambiamento, scrivi cambiare). Meglio usare  un verbo all’infinito piuttosto che i sostantivi frequentativi (quelli che finiscono in …zione), più “pesanti. Invece di  “per la costituzione dell’associazione ….” , meglio scrivere “per costituire un’associazione…”)

8. Sì agli elenchi quando c’è da presentare una serie di valori. Usa i numeri o le lettere se c’è  una priorità, negli altri casi vanno bene i trattini, i pallini e i quadratini)

9. Riduci le sigle, le parole straniere o le espressioni gergali, i latinismi 

10. Inserisci “parole chiave”per farti trovare dai motori di ricerca

 

Senza giri di parole - I manuali

E’ un’iniziativa dell’URP – in collaborazione con gli operatori della rete Polis Piemonte  e Palestra della scrittura. I tre manuali sono rivolti ai funzionari della PA e a chiunque voglia comunicare meglio.  Ecco link ai tre manuali:

Il primo  spiega come scrivere  schede informative , con esempi e riscritture. Contiene anche una checklist per valutare l’efficacia e la leggibilità di qualsiasi tipo di testo informativo. 

Il secondo manuale è dedicato alle e-mail. Suggerisce un metodo per rispondere in modo preciso e chiaro tenendo conto delle particolarità del lettore e fornendo alcuni esempi pratici.

Sappiamo tutti come ci si sente di fronte ad un modulo incomprensibile! Senza giri di parole numero 3 tratta un tema ancora poco esplorato: è dedicato ai moduli  e spiega come scrivere modelli e formulari a misura di cittadino

Il primo manuale spiega come scrivere schede informative, con esempi e riscritture. Contiene anche una checklist per valutare l’efficacia e la leggibilità di qualsiasi tipo di testo informativo. 

Il secondo manuale è dedicato alle e-mail e fornisce un metodo per rispondere in modo preciso e chiaro tenendo conto delle caratteristiche del lettore e fornendo alcuni esempi pratici.

Il terzo manuale tratta un tema poco esplorato: tutti sappiamo come ci si sente di fronte ad un modulo incomprensibile! Senza giri di parole numero tre è dedicato ai moduli e spiega come scrivere modelli e formulari a misura di cittadino.

 

Testi e moduli riscritti e semplificati

A volte è difficile essere semplici! 
Noi abbiamo provato a riscrivere testi, e-mail e moduli per renderli meno oscuri e più usabili.
Qui trovate alcuni esempi di riscrittura. Se avete dubbi su come impostare un testo, una e-mail o vi serve un aiuto per semplificare la modulistica scriveteci alla casella di posta Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo..

Testo

Esempio n. 1 - Lettera ai cittadini per far compilare un questionario

Scheda informativa

Esempio n. 1 - Scheda informativa

E-Mail    

Esempio n. 1 - E-mail per comunicare esonero tributi

Modulo 

Esempio n. 1 -  Modulo per fare richiesta di contributi