Supporti informatici

Al fine di ottemperare agli adempimenti previsti dalla normativa vigente in materia di programmazione triennale, bandi e avvisi di gara, comunicazioni sopra e sotto la soglia di 150.000 € a seguito di aggiudicazione definitiva, l’Osservatorio regionale dei lavori pubblici facente funzione di sezione regionale dei contratti pubblici di lavori servizi e forniture si è dotato di un’unica piattaforma informatica, denominata SOOP(Sistema Osservatorio Opere Pubbliche)

L'applicativo SOOP si propone come strumento in grado di superare i limiti attualmente presenti nella comunicazione delle informazioni riguardanti l'intero iter realizzativo degli appalti pubblici. Il SOOP è un sistema utilizzabile da qualsiasi utente collegato alla rete internet, in grado di archiviare, accentrandole, le informazioni provenienti da differenti tipologie di utenti.

La sua realizzazione recepisce sia i requisiti di Regione Piemonte, che ne ha promosso la realizzazione (Settore Opere Pubbliche), sia delle normative, in continua evoluzione, riguardanti la tematica degli appalti pubblici, sia delle esperienze acquisite sul campo e nello svolgimento di incontri specifici a vario livello.

In particolar modo le normative riguardanti gli appalti Pubblici stanno mutando in modo veloce per il pieno recepimento dei principi fondamentali del Diritto Comunitario e delle nuove norme di carattere nazionale in merito alla tematica. Ne deriva che è di fondamentale importanza poter "definire" e "recepire" i cambiamenti in modo quasi automatico e trasparente per l'utente.

Nella fase storica di decentramento delle funzioni verso le singole Regioni, le Sezioni Regionali dell'Osservatorio vanno sempre più assumendo un ruolo centrale nella raccolta delle informazioni relative lo svolgimento degli appalti pubblici.

La presente Sezione Regionale dell'Osservatorio dei Lavori Pubblici ha il compito di raccogliere dati in materia di appalti e contrattipubblici, organizzarli e gestirli in modo da monitorare i lavori e mettere in luce i fenomeni relativi.

La Sezione regionale dell'Osservatorio deve anche provvedere, secondo quanto disposto dalla legge, all'invio all'Autorità di Vigilanza sui contratti Pubblici di lavori servizi e forniture, delle comunicazioni sui lavori. L'insieme delle informazioni raccolte da differenti Utenti (secondo diverse responsabilità) devono costituire basi dati informative in grado di permettere un corretto monitoraggio dei Procedimenti.

Con il SOOP la metodologia per l'acquisizione delle comunicazioni si adatta a rispecchiare quelle in uso, proponendosi come modello non solo di assolvimento degli adempimenti, ma anche come strumento gestionale che possa essere di ausilio per chi deve gestire e inviare le informazioni, consentendone lo scambio anche all'interno della Stazione Appaltante stessa.

Il SOOP è stato studiato e realizzato in modo tale da assicurare l'autorizzazione, l'autenticazione, la profilazione, l'invio di informazioni in modalità "sicura", per rispecchiare le metodologie interne ed esterne per la compilazione e validazione delle informazioni inviate. Il Sistema permette la condivisione di anagrafiche, funzioni, servizi e informazioni, per evitare che l'Utente debba inserire più di una volta le medesime informazioni.

ACCESSO AL SISTEMA

L’accesso al Sistema SOOP è consentito esclusivamente previo accreditamento IRIDE.

IRIDE (infrastruttura di riconoscimento e di identificazione) è il servizio che garantisce la massima sicurezza per il riconoscimento dell'operatore e per la certificazione dei dati oggetto delle trasmissioni.

Le credenziali di IRIDE vengono prodotte a seguito di esplicita richiesta di accreditamento IRIDE da effettuarsi seguendo l’apposita procedura. Occorre indicare le generalità anagrafiche dell’utente e associare la stazione appaltante per la quale presta servizio. Questa associazione avviene tramite ricerca da un elenco di stazioni appaltanti già esistenti sul database o, in sua assenza, attraverso la creazione di una nuova stazione appaltante che contemplerà quindi la necessità di compilazione di ulteriori schede atte a definire l’anagrafica della stazione appaltante stessa. Tale anagrafica è composta da informazioni di carattere generale sulla natura dell’ente e da informazioni relative al singolo centro di costo di appartenenza.

Alla fine della compilazione del Form di IRIDE è necessario dare conferma dell’avvenuta effettuazione della stampa del documentoe ulteriormente confermare con il tasto “Fine” l’ultimazione del processo stesso. Occorrerà a questo punto, firmare e inoltrare a mezzo fax al numero indicato la richiesta.

Se l’utente non è mai stato in possesso di Username e password di IRIDE riceverà le credenziali in due tranche di spedizione: la prima contenente il primo pezzo di password a mezzo mail e la seconda contenente la rimanente parte di password a mezzo posta ordinaria. Può accadere che l’utente riceva una comunicazione a mezzo lettera, nella quale sia indicato di essere già in possesso delle credenziali di IRIDE per l’utilizzo di altri applicativi, dato che la medesima infrastruttura IRIDE permette al medesimo utente con le medesime credenziali, l’accesso a diversi e svariati applicativi (di norma di altre pubbliche amministrazioni).

Se l’utente avesse smarrito o dimenticato le originali credenziali di IRIDEpotrà rivolgersi al servizio assistenza indicato sulla lettera, per richiedere il “resettaggio” della Username e Password di IRIDE per usufruire dell’applicativo SOOP. L’operatore rilascerà una nuova username e una nuova password e le indicazioni da seguire per una loro eventuale ulteriore modifica.

RUOLI DELL'UTENTE

Il SOOP è composto fondamentalmente da tre macro componenti: Programmazione triennale, bandi di gara, monitoraggio appalti sopra e sotto soglia dei 150.000 €. A seconda dell’adempimento, l’utente dovrà definire il profilo operativo con il ruolo di competenza: I profili dei ruoli con i quali è possibile all’interno del SOOP gestire e trasmettere le varie comunicazioni sono diversi: si ricordano quelli principali: DIRIGENTE di settore (centro di costo), RESPONSABILE DELLA PROGRAMMAZIONE TRIENNALE, FUNZIONARIO BANDI e RESPONSABILE UNICO DEL PROCEIMENTO. A seconda di ogni profilo con il qualesi è abilitati corrisponde una serie di funzionalità preposte ad ottemperare ai diversi adempimenti. Ad esempio, per la creazione e la definizione di tutti gli appalti (operazione propedeutica necessaria per poter svolgere gli adempimenti di programmazione triennale e monitoraggio contratti) occorre che l’utente in possesso di credenziali di accesso IRIDEvenga riconosciuto dal sistema come DIRIGENTE di un determinato centro di costo. A lui saranno demandate le funzionalità di creazione delle “opere” (intese come appalti) e la possibilità di visionare in tempo reale l’andamento dell’appalto stesso, tramite lettura dei dati immessi da altri utenti tenuti a effettuare i diversi adempimenti legati agli appalti del medesimo centro di costo. Sempre a titolo di esempio, al Responsabile della Programmazione triennale è demandata la funzione di definizione del piano triennale e della sua pubblicazione, al funzionario Bandi è riconosciuta la funzionalità di pubblicazione dei bandi e degli esiti di gara, mentre al Responsabile UNICO del Procedimentosono preposte le funzionalità per creare gli interventi (all’interno delle opere/appalti già definiti dal DIRIGENTE del centro di COSTO) che contemplano tutte le informazioninecessarie da compilare e trasmettere all’Autorità di vigilanza sui contratti pubblici di lavori, servizi e forniture (schede di monitoraggio appalti sopra e sotto soglia).

Quindi l’utente, chiunque esso sia, ottenute le chiavi di accesso IRIDE, deve richiedere,attraverso la funzione specifica all’interno del SOOP denominata “gestione utente”, il ruolo con il quale vuole operare. Tale richiesta deve essere inoltrata, seguendo la procedura descritta a video, ai funzionari dell’Osservatorio che provvederanno ad evadere la richiesta quanto prima.

La funzionalità “gestione utente” permette di effettuare, oltre alla richiesta di un nuovo ruolo, anche l’eliminazione di un ruolo e la SOSTITUZIONE di un ruolo.

Infatti qualora un utente dovesse subentrare nel ruolo di un altro utente, mediante la funzione “gestione utente” potrà, seguendo le procedure esposte a video, sostituirsi nei ruoli di altri utenti ereditandonei procedimenti.

Per esempio l’utente Tizio non svolge più il ruolo di Dirigente presso l’amministrazione X. L’utente Caio in possesso di credenziali di accesso IRIDE accederà al SOOP e selezionerà la funzione “gestione utente”. Se l’utente Tizio non ha provveduto ad effettuare l’operazione di “eliminazione ruolo” l’utente Caio dovrà selezionare la richiesta di “sostituzione ruolo”, indicare il codice fiscale di Tizio, selezionare il settore nel quale intende subentrare e completare le altre informazioni necessarie mostrate a video (indicazioni di recapiti telefonici ecc..). La procedura si concluderà con la produzione di una stampa da inoltrare a mezzo fax all’Osservatorio, che provvederà in breve tempo ad evadere la richiesta. Solo dopo aver ricevuto a mezzo a mail la conferma dell’evasione della richiesta, Caio potrà accedere al SOOP ed essere riconosciuto con il ruolo per il quale ha chiesto di subentrare, ereditando tutti i procedimenti di Tizio.

NOTA BENE: Le operazioni di “Richiesta” e tanto meno quella di “Sostituzione” su descritte non sono necessarie nel caso di definizione del ruolo RESPONSABILE UNICO DEL PROCEDIMENTO, quindi per la definizione del Ruolo di RUP occorre effettuare nessuna richiesta a mezzo fax (vedi descrizione dello specifico ruolo).

Inoltre si ricorda che con le medesime credenziali di accesso IRIDE è possibile richiedere e possedere più ruoli anche di diverse stazioni appaltanti

Ruolo di DIRIGENTE DI SETTORE: consente la creazionedi Opere/appaltie la definizione per ognuno di essi, dell’oggetto, della localizzazione dell’intervento (prevalente) del costo dell’intero finanziamento e dell’associazione del nominativo del Responsabile UNICO del procedimento (che potrà subentrare nel processo solo dopo essere stato individuato nella creazione di questa scheda). Questa operazione di creazione delle opere/appalti deve essere effettuata per tutti gli appalti sopra e sotto soglia per la tipologia dei Lavori e solo nel caso di appalti sopra soglia dei 150.000 € per la tipologia dei Servizi e forniture. La creazione della scheda “opera/appalto” consentirà inoltre all’eventuale Responsabile del Procedimento associato di poter procedere alla compilazione delle schede da trasmettere all’Autorità di Vigilanza.

Il titolare del ruolo DIRIGENTE di Settore (centro di costo) qualora l’importo del costo del finanziamento indicata nella scheda dell’opera/appalto di cui sopra fosse superiore alla soglia di 100.000 € (oneri fiscali inclusi), sarà tenuto a redigere le sezioni di “programmazione dell’opera” , scegliendo il triennio di riferimento e compilando le sezioni all’interno della “sintesi dell’intervento”. Tali schede dovranno necessariamente essere compilate, salvate e trasmesse al Responsabile della Programmazione per un loro esame, confronto ed eventuale successiva pubblicazione.

Ruolo di RESPONSABILE DELLA PROGRAMMAZIONE consente all’utente riconosciuto come tale di pubblicare le schede di Programmazione triennale dell’ente. Infatti con questo profilo utente è possibile recepire tutte le sintesi intervento di tutti gli appalti, creati dai DIRIGENTI dei vari centri di costo della Stazione appaltante, che siano soggetti alla programmazione di Lavori pubblici.

Successivamente il medesimo profilo consente di predisporre la programmazione triennale dell’intero ente attraverso le operazioni di compilazione della scheda riassuntiva di “disponibilità finanziarie”, di generazione del piano triennale e di pubblicazione di tutte le schede prodotte sul sito dell’Osservatorio.

Ruolo di FUNZIONARIO BANDI con il quale è possibile pubblicare I bandi di lavori servizi e forniture, gli avvisi di preinformazione e gli avvisi degli esiti delle procedure di affidamento, trasmetterele lettere d’invito e l’elenco degli operatori invitatinegli appalti dei lavori pubblici sui beni culturali e pubblicare l’avviso di ricerca di promotore (avviso di project financing). Come per gli altri ruoli su esposti è necessario che l’utente sia in possesso di credenziali IRIDE.

Ruolo di RESPONSABILE UNICO DEL PROCEDIMENTO (RUP),per il quale, a differenza degli altri tre ruoli su esposti, non è necessario effettuare la “richiestaruolo” con il metodo del “gestione utente”; tale ruolo viene sbloccato infatti automaticamente dal sistema qualora il DIRIGENTE del centro di costo di una stazione appaltante, nella creazione della scheda di un opera/appalto, abbia assegnato il suo nominativo. Infatti tramite la semplice immissione delle credenziali di accesso IRIDE l’utente che ricopre il ruolo di responsabile del procedimento (tenuto ad esempio alla trasmissione delle schede di monitoraggio di lavori, servizi e forniture) vedrà il profilo di competenza da selezionare e gli sarà permesso di accedere alle schede SOLO ed ESCLUSIVAMENTE se il DIRIGENTE avrà associato il suo nominativo nella scheda dell’opera/appalto, avendo avuto ben cura di inserire correttamente il codice fiscale della persona indicata come RUP.

Al RUP spetta il compito di trasmissione delle schede di monitoraggio dei contratti pubblici di lavori, servizi e forniture e pertanto di creare le schede degli interventi (lotti) da associare all’opera/appalto principale create dal DIRIGENTE di settore. Per la creazione di tali interventi occorre selezionare l’opera/appalto definita dal Dirigente e successivamente selezionare il comando “nuovo intervento”. Quindi se il DIRIGENTE non ha creato preventivamente la scheda Opera/appalto, indicando il corrispettivo nominativo del RUP che dovrà curare il procedimento, non verrà sbloccato in automatico il relativo profilo utente “Responsabile unico del procedimento” e non sarà perciò possibile trasmettere le schede di monitoraggio.

La sostituzione del ruolo di un RUP avviene a cura del DIRIGENTE del centro di costo che ha attribuito il medesimo procedimento. Ad esempio se Tizio è il Dirigente di settore che nella creazione della scheda di Opera/appalto ha attribuito a Caio il ruolo di RUP e Sempronio fosse il nuovo RUP deputato a proseguire il procedimento subentrando a Caio, Tizio dovrà effettuare la rimozione del nominativo di Caio dalla scheda attraverso il tasto “rimuovi”. Successivamente dovrà associare il nominativo di Sempronio con il tasto “associa”. Solo da questo momento Sempronio, in possesso delle proprie credenziali IRIDE, visualizzerà il proprio profilo RUP sul SOOP ed erediterà tutto ciò che è stato compilato da Caio.

La creazione di un nuovo intervento (lotto) all’interno della scheda opera/appalto creata dal DIRIGENTE di settore permette al RUP, tramite l’immissione di diverse variabili, di definire il monitoraggio conforme al tipo di comunicazione da effettuare. (Schede di monitoraggio relativi ad appalti di lavori aggiudicati prima o dopo il 1 gennaio 2009, schede dimonitoraggio appalti di servizi e forniture, schede di monitoraggio appalti di lavori sotto soglia e cottimi fiduciari sotto la soglia dei 40.000 €).

Infatti tale scheda di definizione di intervento così come specificato anche su interfaccia del SOOP contiene l’indicazione di:

• 1 Oggetto
• 2 Importo a base d’asta comprensivo degli oneri della sicurezza
• 3 Scelta di selezione tipo di monitoraggio (tipologia1 nuove schede sopra soglia per lavori aggiudicati dopo il 1 gennaio 2009 e per servizi e forniture aggiudicati dopo il 1 gennaio 2008 – tipologia 2 vecchie schede sopra soglia per lavori aggiudicati prima del 1 gennaio 2009e schede per tutti i lavori sottosoglia ad esclusione dei cottimi da 0 a 40.000 €)
• 4 CPV: ovvero il vocabolario comune degli appalti: Codificazione di un oggetto di appalto che permette ad utenti oltre confine di decodificarne il significato. Se si seleziona un CPV che inizia con 45 il monitoraggio che il SOOP proporrà sarà relativo a schede di Lavori. Per ulteriori informazioni sul codice CPV è possibile consultare la pagina all’indirizzo http://simap.europa.eu/codes-and-nomenclatures/codes-cpv_it.html.

Ruolo di COMPILATORE:è il ruolo sbloccato in automatico dal sistema con il qualecolui che, individuato dal Dirigente di settore e/o dal Responsabile del Procedimento in maniera puntuale per ogni scheda da compilare, può accedere al SOOP (sempre se in possesso di credenziali IRIDE) e compilare le schede di propria competenza.

Si ricorda comunque che l’invio/pubblicazione delle schede di tutti gli adempimenti non è fattibile con tale profilo poiché da effettuarsi solo attraverso i profili utenti di competenza su descritti.

Ruoli: IMPRESE e CITTADINO: sono ruoli per i quali non è necessariol’accreditamento ad IRIDE e tanto meno l’effettuazione dell’operazione di “richiesta ruolo”. Per chiunque volesse visualizzare i contenuti delle programmazioni triennali, dei bandi, degli avvisi e degli esiti di gara pubblicati dalle amministrazioni è consentito l’accesso libero a tali informazioni sul sito dell’Osservatorio attraverso la ricerca con un apposito motore di ricerca che restituisce le informazioni in tempo reale. Ad oggi non è ancora attivo il servizio di pubblicazione e consultazione dei dati sugli appalti già aggiudicati, inerenti il monitoraggio delle aggiudicazioni e dei contratti comunicati dai Responsabili del Procedimento. E’ possibile la consultazione di questa tipologia di informazioni solo per appalti di lavori trasmessi con le vecchie procedure di monitoraggio effettuati dai RUP tramite procedura di upload.