Deliberazione della Giunta Regionale 7 giugno 2005, n. 30-210

DPGR 18 ottobre 2002 n. 10/R, art. 9 comma 2 - Approvazione del Regolamento delle funzioni di autorizzazione dei pagamenti dell’Organismo Pagatore Regionale istituito con L.R. 21 giugno 2002 n. 16

(omissis)

LA GIUNTA REGIONALE

a voti unanimi...

delibera

Sulla base delle motivazioni espresse in premessa, di approvare il Regolamento delle funzioni di autorizzazione dei pagamenti dell’Organismo Pagatore Regionale di cui all’allegato A della presente deliberazione per farne parte integrante, ai sensi dell’articolo 9, comma 2 del DPGR 18 ottobre 2002, n. 10/R.

La presente deliberazione sarà pubblicata sul Bollettino Ufficiale della Regione Piemonte ai sensi dell’art. 61 dello Statuto e dell’art. 14 del D.P.G.R. n. 8/R/2002.

(omissis)

Allegato A

REGOLAMENTO DELLE FUNZIONI DI AUTORIZZAZIONE DEI PAGAMENTI

Dell’ ORGANISMO PAGATORE REGIONALE

(L.r. 21 giugno 2002, n. 16 “Istituzione in Piemonte dell’organismo per le erogazioni in agricoltura di aiuti, contributi e premi comunitari”;

“Regolamento di attività dell’Organismo pagatore dela Regione Piemonte ” Decreto del Presidente della Giunta Regionale 18/10/2002 n. 10/R, art. 9, comma 2)

 NORMATIVA DI RIFERIMENTO

· Reg. CE 1663/95 del 7 luglio 1995

· Linee Direttrici per la certificazione della revisione contabile dei conti del FEOGA (in particolare, linea direttrice 9 - VI/5331/98-IT del 16 ottobre 1998);

· D.M. 12/10/2000, “Criteri per la determinazione del numero e delle modalità di riconoscimento degli organismi pagatori”;

· D. Lgs. 27 maggio 1999 n. 165 Soppressione dell’AIMA e istituzione dell’Agenzia per le erogazioni in agricoltura (AGEA)

· Istituzione dell’Organismo Pagatore Regionale ( LR. 21/06/2002 n. 16);

· Regolamento dell’attività dell’Organismo Pagatore (Decreto del Presidente della Giunta Regionale 18/10/2002 n. 10/R);

· Manuale delle procedure dei controlli e delle sanzioni adottato dall’Organismo Pagatore Regionale

PREMESSO CHE

· Con LR. 21/06/2002 n. 16 è stato istituito l’Organismo Pagatore Regionale per le erogazioni in agricoltura di aiuti, contributi e premi comunitari

· l’Organismo Pagatore Regionale in accordo a quanto previsto al punto 4 dell’allegato del Reg. CE 1663/95 del 7 luglio 1995 può delegare la funzione di autorizzazione e/o servizio tecnico ad altri organismi: Enti Delegati

· nelle funzioni di autorizzazione sono ricomprese le attività di ricezione delle domande di aiuto, l’esecuzione dei controlli materiali ed amministrativi, il calcolo degli importi da liquidare, l’ammissibilità dell’aiuto e la constatazione e/o contestazione delle infrazioni nonché l’adozione degli atti amministrativi necessari e conseguenti e che ciascuna di tali attività può formare oggetto di affidamento ad altri organismi, in virtù della richiamata regolamentazione comunitaria;

· nel caso di affidamento di attività ad altri organismi, la specificazione delle competenze e responsabilità degli affidatari deve essere definita in forma scritta, in conformità con le disposizioni comunitarie;

· gli Enti delegati a cui sono affidate le funzioni di autorizzazione devono fornire espressa assicurazione di essere in grado di svolgere le predette attività, indicando i mezzi a tal fine impiegati, nonché garantire all’Organismo Pagatore Regionale la possibilità di verificare la corretta applicazione delle procedure applicate;

· gli Enti delegati hanno l’obbligo di registrare gli esiti delle attività svolte, in applicazione delle procedure redatte in forma scritta dall’Organismo Pagatore Regionale;

· le procedure applicate devono essere periodicamente riesaminate da parte dell’Organismo Pagatore Regionale sotto il profilo dell’adeguatezza al quadro normativo;

· ai sensi dell’art. 13 del Regolamento dell’attività dell’organismo pagatore (Decreto del Presidente della Giunta Regionale 18/10/2002 n. 10/R), l’Organismo Pagatore Regionale, per lo svolgimento delle attività, si avvale di un proprio sistema informatico e del sistema informativo agricolo regionale e dei dati e dei servizi del Sistema informativo agricolo nazionale ( SIAN)

· l’Organismo Pagatore Regionale, per talune attività, potrà avvalersi di specifici software forniti da AGEA e, pertanto, l’Ente Delegato utilizzerà tali software;

· il conferimento dell’esercizio delle funzioni di autorizzazione all’Ente delegato rappresenta, nella fase di avvio, lo strumento necessario per garantire la sussidiarietà nel rapporto diretto tra l’amministrazione pubblica e i beneficiari degli aiuti a carico del FEOGA - Sezione Garanzia;

· l’Organismo Pagatore Regionale ha determinato di affidare all’Ente Delegato lo svolgimento delle attività di autorizzazione al pagamento degli aiuti di cui è titolare, come descritte e specificate nel seguito del presente regolamento e nel Manuale delle procedure dei controlli e delle sanzioni adottato dall’Organismo Pagatore Regionale

ART. 1

1. Con il presente documento l’organismo Pagatore intende regolamentare le attività conferite agli Enti Delegati inerenti la funzione di autorizzazione relativa a contributi e premi comunitari previsti dalla normativa dell’Unione Europea relativi al FEOGA - Sezione Garanzia.

2. Rimangono in capo all’Organismo Pagatore le attività di recupero di contributi e premi, indebitamente percepiti, e di applicazione delle sanzioni non demandate dalla normativa ad altri organi.

3. Ai sensi della regolamentazione comunitaria vigente, l’Ente Delegato dovrà svolgere l’attività delegata osservando puntualmente modalità e termini fissati nei documenti comunitari, nazionali e regionali di riferimento e nei relativi manuali predisposti ed approvati dall’Organismo Pagatore Regionale relativi al pagamento di aiuti, contributi e premi comunitari previsti dal Feoga -Sezione Garanzia

4. I contenuti Manuale delle procedure dei controlli e delle sanzioni, adottato dall’Organismo Pagatore Regionale e dei relativi diagrammi di flusso procedurali, sono periodicamente modificabili anche in relazione alle intervenute modifiche normative o tecnico-organizzative.

5. Per gli aspetti non disciplinati dal presente regolamento e dagli atti indicati al comma 3, si rimanda alla normativa di carattere generale e di settore.

ART. 2
OBBLIGHI DEGLI ENTI DELEGATI

1. L’attività demandata all’Ente Delegato dovrà essere svolta secondo quanto previsto dal manuale delle procedure e dei controlli e delle sanzioni ed ai diagrammi di flusso procedurali, nel rigoroso rispetto dei termini e delle modalità negli stessi indicati, ed in osservanza della normativa comunitaria e nazionale vigente ed eventualmente sopravvenuta in materia, nonché delle disposizioni del presente regolamento.

2. l’Organismo Pagatore Regionale, si obbliga a mettere tempestivamente a disposizione dell’Ente Delegato le procedure necessarie alla gestione delle attività di autorizzazione, attraverso la predisposizione di appositi manuali e la fornitura di software dedicati. Non saranno imputabili all’Ente eventuali ritardi, o il mancato rispetto dei termini di cui al comma 1, causati da ritardi nella fornitura di detti software o da malfunzionamenti degli stessi.

3. L’Ente Delegato è tenuto alla corretta applicazione delle procedure di cui al comma 2 ed è responsabile del corretto utilizzo delle informazioni assunte e dei dati in suo possesso. Riceverà periodicamente le istruzioni operative relative alle procedure amministrative, di gestione, di controllo, di sicurezza, di utilizzo dei software e di corretto uso dei dati eventualmente messi a disposizione, cui si impegna ad attenersi.

4. La consegna dei manuali e delle procedure informatiche verrà formalizzata e dalla data di tale formalizzazione decorreranno le responsabilità connesse all’esercizio della relativa funzione.

5. In conformità alle disposizioni del Reg. CE n. 1663/95, l’Ente Delegato si obbliga ad adottare procedure interne adeguate ed omogenee allo scopo di assicurare che tutte le istruzioni concernenti i controlli e le verifiche siano eseguite correttamente da personale in possesso di specifica competenza od abilitazione ove richiesta. L’Ente Delegato è altresì tenuto ad individuare un responsabile per ogni fase procedimentale, a mantenere i requisiti organizzativi e di funzionamento e a comunicare alla direzione dell’Organismo Pagatore Regionale ogni eventuale variazione, comprese quelle relative al personale, entro 10 giorni.

6. Allo scopo di permettere all’Organismo Pagatore Regionale il puntuale e tempestivo svolgimento delle attività di cui all’art. 1 comma 2, l’Ente delegato si obbliga a trasmettere senza ritardo all’Organismo Pagatore la relativa documentazione nonché a fornire la massima collaborazione in esito allo svolgimento dei relativi procedimenti.

7. Al fine di dare piena attuazione ai requisiti previsti dal Reg 1663/95 sulla struttura amministrativa e il relativo manuale delle procedure dei controlli e delle sanzioni adottato dall’Organismo Pagatore Regionale, l’Ente Delegato si impegna a garantire la separazione delle varie funzioni delegate.

8. l’Organismo Pagatore si obbliga a rendere disponibili all’Ente, anche mediante la rete telematica, tutte le informazioni relative allo stato delle procedure, riguardanti sia l’integrale pagamento, sia le motivazioni in ordine alla mancata o parziale corresponsione degli aiuti.

9. L’Ente è tenuto a fornire agli aventi diritto le informazioni richieste.

ART. 3
RESPONSABILITÀ E GARANZIE

1. In caso di errori od omissioni nello svolgimento dell’attività di autorizzazione da cui derivi un danno per il beneficiario richiedente o la mancata esigibilità della relativa spesa a carico del Feoga-Sezione Garanzia, fermo restando il ruolo di garante dell’Organismo Pagatore Regionale nei confronti dell’Unione Europea, l’imputazione di ogni responsabilità relativa alle conseguenze dannose connesse, verrà effettuata secondo il regime previsto dalla normativa vigente.

2. E’ fatto obbligo all’Ente Delegato di trasmettere all’Organismo Pagatore Regionale i dati relativi alle domande di aiuto, con le modalità stabilite e nel rispetto dei termini tassativamente indicati nel Manuale delle procedure dei controlli e delle sanzioni adottato dall’Organismo Pagatore Regionale. In ogni caso, il termine ultimo per l’invio degli elenchi di liquidazione, per consentire il pagamento nell’esercizio finanziario di riferimento, è determinato dall’Organismo Pagatore.

3. E’ fatto altresì obbligo all’Ente Delegato di trasmettere, nei tempi e modi definiti, all’Organismo Pagatore Regionale qualsiasi informazione relativa alle domande di aiuto necessaria all’espletamento dei compiti dello stesso.

4. Nei casi di accertata inerzia o inadempimento da parte dell’Ente, nello svolgimento delle attività disciplinate dalla presente convenzione, da cui derivi responsabilità a carico dell’Organismo Pagatore, sarà promossa azione di rivalsa nei confronti dell’Ente inadempiente per le conseguenze di natura patrimoniale connesse alla mancata erogazione dell’aiuto, entro i termini previsti dalla normativa comunitaria, ed alle eventuali conseguenze di correzioni finanziarie da parte del Feoga-Sezione Garanzia.

L’Organismo Pagatore nel caso di cui sopra può provvedere all’attivazione delle necessarie azioni sostitutive.

5. L’Organismo Pagatore può procedere alla revoca della delega prevista dal presente regolamento:

a) quando venga accertato il venir meno dei requisiti per l’affidamento dell’incarico;

b) in caso di grave malfunzionamento del servizio che rechi pregiudizio agli utenti ed all’Organismo Pagatore Regionale ;

c) in caso di grave inadempimento degli obblighi di collaborazione all’attività di vigilanza dell’Organismo Pagatore Regionale .

6. L’Ente Delegato dà espressa conferma di essere in grado di svolgere i compiti affidati nel rispetto delle modalità stabilite e dei termini fissati e di disporre di strutture idonee a garantire il loro svolgimento in maniera soddisfacente.

7. La garanzia del corretto esercizio delle funzioni è assicurata attraverso le normali procedure di supervisione e revisione interna, le cui risultanze dovranno essere comunicate all’Organismo Pagatore Regionale entro dieci giorni dalla fine di ogni trimestre solare.

8. L’Organismo Pagatore Regionale con riferimento alle singole attività oggetto di affidamento effettua puntuali verifiche sul rispetto dei requisiti di cui ai commi 1 e 2.

9. L’Ente Delegato si impegna ad adottare opportune misure onde evitare il rischio di un conflitto di interessi quando persone che occupano una posizione di responsabilità svolgono un incarico delicato in materia di verifica, ordinazione e pagamento di domande imputate al Feoga-Sezione Garanzia.

 ART. 4
DOCUMENTAZIONE E MODALITA’ DI COMUNICAZIONE

1. L’Ente delegato verifica la presenza, la completezza, la conformità e la corrispondenza dei documenti da inserire nei fascicoli dei produttori, nonché dei documenti da allegare obbligatoriamente alle domande di aiuto, in conformità a quanto previsto dalla normativa comunitaria, nazionale regionale e dai bandi.

2. All’atto della trasmissione dei dati relativi alle domande di aiuto autorizzate al pagamento, l’Ente Delegato dovrà specificamente attestare che è stata esperita l’attività di istruttoria, di controllo e di verifica ad esso demandata, secondo quanto previsto nel Manuale delle procedure dei controlli e delle sanzioni adottato dall’Organismo Pagatore Regionale

3. L’Organismo Pagatore Regionale riceve, entro lo stesso termine previsto dall’art. 3 comma 6, le informazioni riguardanti i risultati dei controlli effettuati, che devono essere descritti dettagliatamente in appositi elenchi di controllo o, qualora previsto, nell’attestato di ammissibilità che accompagna ogni domanda.

4. I documenti giustificativi presentati all’Organismo Pagatore Regionale devono essere sufficienti per garantire che sono stati effettuati i controlli necessari all’ammissibilità delle domande autorizzate.

5. L’Ente Delegato presenta all’Organismo Pagatore una relazione annuale sui controlli effettuati.

ART. 5
VERIFICHE - ACCESSO AGLI ATTI

1. I documenti relativi alle domande di aiuto presentate che rimangono negli archivi dell’Ente Delegato, dovranno essere custoditi in appositi distinti fascicoli, messi a disposizione, a fini di controllo, dei servizi dell’Organismo Pagatore Regionale. Tale documentazione dovrà risultare disponibile in archivio per almeno 10 anni decorrenti dalla conclusione del relativo procedimento, salvo diverso termine previsto dalla normativa comunitaria e nazionale.

2. L’Ente Delegato consente esplicitamente l’esercizio delle funzioni di verifica delle procedure seguite e del sistema in generale da parte dell’Area Servizio Tecnico e di Autorizzazione e della struttura responsabile del controllo interno dell’Organismo Pagatore Regionale, dell’Organismo di coordinamento nazionale (AGEA), dell’Organismo che certifica la dichiarazione annuale dell’Organismo Pagatore e degli Organi dell’Unione Europea. A tal fine, ai soggetti indicati, è riconosciuto il diritto di accedere a tutti gli atti oggetto del presente regolamento o comunque connessi.

3. Al fine dell’esame periodico delle problematiche legate all’esercizio delle attività oggetto del presente regolamento, l’Organismo Pagatore Regionale istituirà un apposito Comitato Tecnico cui parteciperanno rappresentanti appositamente designati dagli Enti Delegati che si riunirà almeno due volte all’anno per verificare l’adeguatezza delle procedure previste e sottoscrivere le eventuali modifiche al Manuale delle procedure dei controlli e delle sanzioni adottato dall’Organismo Pagatore Regionale e dei diagrammi di flusso procedurali .

ART. 6
SICUREZZA E DISPONIBILITA’ DEI DATI

1. L’Ente Delegato si impegna ad adottare adeguate misure tecniche e organizzative per garantire la sicurezza dei dati ai sensi della legge n. 675 del 1996, assicurando anche la riservatezza dei dati di cui avrà la disponibilità.

2. I dati disponibili potranno essere utilizzati dall’Ente Delegato in conformità alle finalità istituzionali.

ART. 7
CONTROVERSIE

1. Per la composizione bonaria di eventuali controversie relative all’attuazione degli accordi di cui alla presente Convenzione, le parti convengono di nominare una commissione composta da tre membri, uno dei quali designato dall’Ente, uno designato dall’OPR, il terzo con funzione di Presidente, designato di comune accordo.