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Supplemento Ordinario n. 1 al B.U. n. 07

Decreto del  Presidente della Giunta Regionale 18 ottobre 2002, n. 10/R

Regolamento di attività dell’Organismo pagatore della Regione Piemonte

IL PRESIDENTE DELLA GIUNTA REGIONALE

Visto l’articolo 121 della Costituzione come modificato dalla Legge costituzionale 22 novembre 1999, n. 1;

Visto l’articolo 2, comma 2 della legge regionale 21 giugno 2002, n. 16;

Vista la deliberazione della Giunta regionale n. 63-7383 del 14 ottobre 2002;

emana

il seguente regolamento

REGOLAMENTO DI ATTIVITÀ DELL’ORGANISMO PAGATORE DELLA REGIONE PIEMONTE

SOMMARIO

Art. 1 - Oggetto del regolamento e definizioni

Art. 2 - Sede

Art. 3 - Criteri generali di amministrazione

Art. 4 - Regolamentazione

Art. 5 - Atti amministrativi

Art. 6 - Funzioni

Art. 7 - Collaborazioni

Art. 8 - Gestione delle spese FEOGA

Art. 9 - Autorizzazione dei pagamenti

Art. 10 - Manuali delle procedure

Art. 11 - Controlli

Art. 12 - Bilancio, contabilità e certificazione

Art. 13 - Sistema Informativo e interscambio dati

Art. 14 - Rapporti operativi con la Regione Piemonte

Art. 15 - Rapporti finanziari con la Regione Piemonte

Art. 16 - Norme transitorie

Art. 1.

(Oggetto del regolamento e definizioni)

1. Ai sensi dell’articolo 2, comma 2 della legge regionale 21 giugno 2002, n. 16 (Istituzione in Piemonte dell’organismo per le erogazioni in agricoltura di aiuti, contributi e premi comunitari), il presente regolamento disciplina l’attività dell’Organismo pagatore regionale.

2. Nel testo del presente regolamento si intende:

a) per “AGEA” l’Agenzia per le erogazioni in agricoltura, costituita con decreto legislativo 27 maggio 1999, n. 165 (Soppressione dell’AIMA e istituzione dell’Agenzia per le erogazioni in agricoltura (AGEA), a norma dell’articolo 11 della legge 15 marzo 1997, n. 59) come da ultimo modificata dal decreto legge 22 ottobre 2001, n. 381 convertito dalla legge 21 dicembre 2001, n. 441;

b) per “Organismo pagatore regionale” si intende l’Organismo per le erogazioni in agricoltura di aiuti, contributi e premi comunitari in Piemonte.

Art. 2.

(Sede)

1. L’Organismo pagatore regionale ha sede legale in Torino e può aprire sedi periferiche.

Art. 3.

(Criteri generali di amministrazione)

1. L’Organismo pagatore regionale per la propria amministrazione si ispira ai seguenti principi:

a) economicità, efficienza ed efficacia;

b) pubblicità e trasparenza;

c) rispetto della riservatezza e della sicurezza nel trattamento dei dati;

d) adozione di adeguate forme di supervisione e controllo;

e) separazione delle funzioni di autorizzazione, esecuzione e contabilizzazione dei pagamenti;

f) separazione delle gestioni dei fondi FEOGA dalle gestioni di fondi nazionali o regionali in conformità alla normativa comunitaria prevista per gli Organismi pagatori.

Art. 4.

(Regolamentazione)

1. Il regolamento di funzionamento e contabilità è adottato dall’Organismo pagatore regionale ed approvato dalla Giunta regionale.

2. L’Organismo pagatore regionale si dota di un regolamento di organizzazione e del personale.

3. L’Organismo pagatore regionale si dota di specifici manuali delle procedure, in applicazione della normativa comunitaria, nazionale e regionale nonché dei regolamenti di cui al comma 1, per lo svolgimento delle funzioni amministrative, organizzative e contabili.

Art. 5.

(Atti amministrativi)

1. L’Organismo pagatore regionale adotta atti amministrativi repertoriati con numerazione progressiva. Il repertorio è tenuto distinto per gli atti che si riferiscono alla propria gestione.

Art. 6.

(Funzioni)

1. Per l’espletamento delle proprie funzioni l’Organismo pagatore regionale:

a) assume la gestione finanziaria delle entrate e delle spese per l’erogazione di aiuti, contributi e premi comunitari previsti dalla normativa dell’Unione europea (UE) e finanziati, in tutto o in parte, dal FEOGA Garanzia nonché degli altri aiuti previsti all’articolo 5 della l.r. 16/2002;

b) opera nel rispetto del regolamento CE n. 1258/1999 del Consiglio del 17 maggio 1999, relativo al finanziamento della politica agricola comune e si conforma ai criteri contenuti nell’Allegato al regolamento CE n. 1663/1995, e successive modificazioni e integrazioni, nonché nelle linee direttrici della Commissione UE inerenti la revisione dei conti, costituenti parte integrante del decreto ministeriale 12 dicembre 2000 (Criteri per la determinazione del numero e delle modalità di riconoscimento degli organismi pagatori), e sue successive modificazioni e integrazioni;

c) garantisce nei confronti dell’Unione europea gli adempimenti connessi allo svolgimento di tutte le procedure di erogazione e nell’esercizio delle funzioni, ai sensi del regolamento CE n. 1663/1995, provvedendo:

1) all’autorizzazione dei pagamenti;

2) all’esecuzione dei pagamenti;

3) alla contabilizzazione dei pagamenti.

2. L’Organismo pagatore regionale assicura il raccordo operativo con l’AGEA quale organismo di coordinamento ai sensi dell’articolo 3 del d. lgs. 165/1999.

3. L’Organismo pagatore regionale provvede alla motivata richiesta al Ministero dell’Economia e delle Finanze di anticipazioni di cassa per far fronte all’esigenza di pagamenti degli aiuti comunitari.

Art. 7.

(Collaborazioni)

1. Mediante apposite convenzioni, secondo lo schema approvato dalla Giunta regionale, l’Organismo pagatore regionale può avvalersi della collaborazione dei Centri autorizzati di assistenza agricola (CAA) abilitati ai sensi del decreto del Ministro delle Politiche agricole e forestali del 27 marzo 2001 (Requisiti minimi di garanzia e di funzionamento per le attività dei Centri Autorizzati di Assistenza Agricola), e successive modifiche e integrazioni.

Art. 8.

(Gestione delle spese FEOGA)

1. L’organizzazione dell’Organismo pagatore regionale si articola nelle seguenti aree funzionali indipendenti:

a) autorizzazione dei pagamenti;

b) esecuzione di pagamenti;

c) contabilizzazione dei pagamenti;

d) servizio di controllo interno;

e) organizzazione e servizio tecnico.

2. Ai sensi del regolamento CE n. 1663/1995 e successive modifiche e della l.r. 16/2002 l’Organismo pagatore regionale svolge le funzioni di:

a) autorizzazione dei pagamenti mediante emissione di nulla osta conseguente il ricevimento delle domande, l’istruttoria, il controllo, l’esatta definizione dell’importo da erogare al beneficiario, e la predisposizione del provvedimento di liquidazione e del titolo di spesa da inoltrare all’unità amministrativa responsabile dell’esecuzione, l’ammissibilità dell’aiuto e la gestione del contenzioso;

b) esecuzione dei pagamenti con ordine all’istituto tesoriere previa verifica della corretta imputazione della spesa e della conformità della stessa alla normativa comunitaria, archiviazione delle pratiche dopo l’avvenuto pagamento, il riscontro dell’avvenuto pagamento. E’ istituita una apposita sezione per la registrazione e la verifica della validità delle garanzie;

c) contabilizzazione dei pagamenti con registrazione del pagamento nei libri contabili, costituiti da un sistema informatizzato, e la produzione, sulla base di tali registrazioni, delle dichiarazioni periodiche delle entrate e delle spese previste dalle disposizioni comunitarie. E’ istituita una apposita sezione per la gestione dei crediti e la tenuta del registro dei debitori;

d) il servizio di controllo interno garantisce che le procedure di istruttoria, di controllo amministrativo e in loco, di autorizzazione al pagamento siano conformi alla normativa comunitaria e nazionale e tiene a disposizione della Società di certificazione di cui all’articolo 13 del d. lgs. 165/1999, i programmi e i rapporti di controllo;

e) l’area di organizzazione e il Servizio tecnico hanno il compito di garantire il funzionamento dell’Organismo pagatore regionale, verificando gli elementi che giustificano i pagamenti ai richiedenti mediante operazioni di controllo e d’ispezione del sistema.

Art. 9.

(Autorizzazione dei pagamenti)

1. Ai sensi del punto 4 dell’allegato al regolamento CE n. 1663/1995, sono delegate alla Regione, alle Province ed alle Comunità montane, sulla base di quanto previsto dalla legge regionale 8 luglio 1999, n. 17 (Riordino dell’esercizio delle funzioni amministrative in materia di agricoltura, alimentazione, sviluppo rurale, caccia e pesca) in materia di concessione di aiuti, contributi e premi comunitari di rispettiva competenza, le fasi procedimentali relative all’autorizzazione dei pagamenti.

2. L’Organismo pagatore regionale adotta un regolamento delle funzioni di autorizzazione dei pagamenti, approvato dalla Giunta regionale, sentito il Comitato di settore di cui all’articolo 8 della legge regionale l.r. 17/1999, che definisce:

a) gli obblighi degli enti delegati di cui al comma 1;

b) le responsabilità e le garanzie;

c) la documentazione da impiegare e le modalità di comunicazione;

d) le modalità di verifica e di accesso ai dati da parte dell’Organismo pagatore regionale, dell’organismo di coordinamento (AGEA) e dei servizi della UE;

e) la sicurezza, la disponibilità e le modalità di interscambio dei dati;

f) le modalità di gestione delle controversie.

3. I rapporti tra l’Organismo pagatore regionale e gli enti delegati di cui al comma 1, sono regolati da appositi accordi contenenti le clausole definite nel regolamento di cui al comma 2.

4. L’Organismo pagatore regionale predispone annualmente un programma dei controlli da effettuarsi presso gli enti delegati di cui al comma 1.

Art. 10.

(Manuali delle procedure)

1. I manuali delle procedure devono interessare ciascuna funzione e/o tipologia di intervento, e possono essere rivisti ogni anno anche in relazione ai risultati dei controlli effettuati e della relazione annuale presentata dalle strutture di controllo e dagli enti delegati di cui all’articolo 9, comma 1.

2. I manuali delle procedure contengono:

a) le procedure particolareggiate relative al ricevimento, all’archiviazione, alla registrazione ed al trattamento delle domande, ivi compresa una descrizione di tutti i documenti da utilizzare;

b) l’elenco esauriente delle verifiche da effettuare, ivi compreso il modello di attestazione o check list dei controlli effettuati;

c) il numero dei controlli da effettuare e i criteri per la loro determinazione;

d) le scadenze in cui le relazioni devono essere presentate;

e) le procedure relative al trattamento delle anomalie rilevate.

3. Nei manuali delle procedure sono definite, tra l’altro, le modalità di esecuzione dei seguenti controlli che gli enti delegati sono tenuti ad effettuare:

a) controllo amministrativo/tecnico: è svolto dai soggetti incaricati dell’istruttoria delle domande e consiste nella verifica delle condizioni di ammissibilità delle stesse e nella verifica della correttezza tecnica e formale della documentazione allegata ad esse;

b) controllo oggettivo in loco: è svolto dai soggetti incaricati dell’istruttoria delle domande e consiste nella verifica del rispetto delle condizioni di concessione degli aiuti e dei premi e verte su un campione delle domande i cui criteri di scelta sono stabiliti, per ciascun intervento, in conformità alla normativa comunitaria, nazionale e regionale.

4. I manuali delle procedure si conformano ai manuali di armonizzazione orizzontali o di settore redatti dall’organismo di coordinamento AGEA.

5. Presso l’ Organismo pagatore regionale è istituito il registro dei manuali delle procedure.

Art. 11.

(Controlli )

1. L’Organismo pagatore regionale nell’esercizio delle funzioni è tenuto ad effettuare i seguenti controlli, le cui modalità di effettuazione sono definite in specifici manuali:

a) controlli incrociati nell’ambito del Sistema integrato di gestione e controllo (SIGC): consente la verifica dei dati dichiarati dal richiedente tramite la domanda di contributo e la documentazione allegata con le informazioni contenute nel Servizio informativo agricolo nazionale (SIAN), nel Sistema informativo agricolo regionale e in altre banche dati dell’amministrazione pubblica;

b) controllo interno: è effettuato dall’unità organizzativa responsabile del controllo interno, la quale è indipendente dagli altri servizi e riferisce direttamente alla direzione. Il controllo interno consiste nella verifica del rispetto della normativa comunitaria, nazionale e regionale in materia di organismi pagatori, dei regolamenti e delle procedure da parte delle strutture dell’Organismo pagatore regionale e dei soggetti delegati di cui all’articolo 9, comma 1, l’efficacia dell’azione amministrativa e inoltre che la contabilità sia accurata, completa e tempestiva.

2. L’Organismo pagatore regionale dispone tutte le misure organizzative necessarie ad agevolare il controllo esterno previsto sull’attività dell’organismo pagatore, in materia di FEOGA Garanzia, da parte:

a) dell’Unione europea;

b) dell’AGEA - organismo di coordinamento;

c) della società di certificazione di cui all’articolo 13 del d lgs. 165/1999, incaricata di effettuare annualmente la certificazione dei conti dell’Organismo pagatore regionale.

Art. 12.

(Bilancio, contabilità e certificazione)

1. L’Organismo pagatore regionale è dotato di autonomia amministrativa, finanziaria e contabile.

2. L’Organismo pagatore regionale adotta un sistema di gestione contabile di tipo finanziario e patrimoniale nel rispetto della normativa comunitaria in materia e della normativa nazionale secondo gli schemi di rappresentazione definiti dalla stessa normativa comunitaria.

3. L’esercizio finanziario costituisce il termine di riferimento temporale del sistema contabile ed ha una durata annuale. Esso inizia:

a) il 16 ottobre di ogni anno e termina il 15 ottobre dell’anno successivo, salvo diversa determinazione comunitaria, per quanto concerne la gestione dei fondi per spese comunitarie, connesse e cofinanziate.

b) il 1° gennaio di ogni anno e termina il successivo 31 dicembre per quanto concerne la gestione dei fondi regionali destinati al funzionamento, ad aiuti e interventi regionali, compresi gli aiuti di stato regionali aggiuntivi previsti dal PSR 2000-2006, nonché per la gestione dei fondi degli enti delegati di cui all’articolo 9, comma 1, come previsto all’articolo 5 della l.r. 16/2002.

4. L’Organismo pagatore regionale provvede alla tenuta di un sistema di contabilità per il funzionamento istituzionale distinto da quello proprio dell’Organismo pagatore.

5. I conti annuali riferiti all’attività di organismo pagatore per le spese a carico del FEOGA - Sezione Garanzia sono certificati ai sensi dell’articolo 13 del d. lgs. 165/1999.

6. Costituiscono entrate proprie dell’Organismo pagatore regionale:

a) le somme trasferite all’Organismo pagatore regionale per il finanziamento o il cofinanziamento della struttura dell’organismo pagatore nonché i rimborsi destinati al funzionamento della struttura;

b) il contributo ordinario regionale per il funzionamento, comprensivo degli eventuali oneri per le anticipazioni;

c) contributi straordinari regionali per specifiche attività;

d) somme assegnate da enti delegati in relazione a funzioni affidate ai sensi della l.r. 17/1999;

e) somme assegnate da altre Regioni per funzioni attribuite come previsto all’articolo 1, comma 2 della l.r. 16/2002.

7. Non costituiscono entrate proprie dell’Organismo pagatore regionale e sono gestite separatamente, nel rispetto dei vincoli di destinazione derivanti dalla legislazione comunitaria, nazionale e regionale:

a) le somme trasferite all’Organismo pagatore regionale dall’Unione europea e dallo Stato, dalle Regioni e da altri enti, destinate ad essere erogate a terzi a titolo di aiuto, contributo o premio, cofinanziati ai sensi della normativa comunitaria;

b) le somme trasferite all’Organismo pagatore regionale dalla Regione a titolo di cofinanziamento regionale, destinate ad essere erogate a terzi a titolo di aiuto, contributo o premio, cofinanziati ai sensi della normativa comunitaria;

c) le somme assegnate all’Organismo pagatore regionale dalla Regione, dagli enti delegati, da altre Regioni per aiuti di stato regionali sul PSR 2000-2006 nonché per aiuti, contributi e premi derivanti da legislazione regionale.

8. Le somme di cui al comma 7, lettera a), sono gestite su distinti conti infruttiferi intestati all’Organismo pagatore regionale con la dizione “Aiuti, contributi e premi comunitari”.

9. L’Organismo pagatore regionale si avvale della tesoreria della Regione.

10. L’Organismo pagatore regionale è direttamente responsabile nei confronti del FEOGA garanzia delle attività svolte, comprese quelle delegate.

Art. 13.

(Sistema informativo e interscambio dati)

1. L’Organismo pagatore regionale fornisce all’AGEA, ai sensi dell’articolo 3, comma 5, del d. lgs. 165/1999, tutte le informazioni occorrenti per le comunicazioni alla Commissione europea previste dai regolamenti CE n. 1258/1999 e n. 1663/1995.

2. Per l’esercizio delle funzioni e dei compiti e dei controlli, ivi compresi i controlli preventivi integrati effettuati mediante telerilevamento, l’Organismo pagatore regionale si avvale dei servizi e delle procedure del Sistema informativo agricolo regionale, e, ai sensi dell’articolo 15 del decreto legislativo 30 aprile 1998, n. 173 (Disposizioni in materia di contenimento dei costi di produzione e per il rafforzamento strutturale delle imprese agricole, a norma dell’articolo 55, commi 14 e 15, della legge 27 dicembre 1997, n. 449), dei dati e dei servizi del Sistema informativo agricolo nazionale (SIAN), sulla base di apposite convenzioni.

3. Il Sistema informativo agricolo regionale assicura tra l’altro la messa a disposizione delle informazioni, delle procedure e dei controlli previsti dai regolamenti comunitari n. 1258/1999 e n. 1663/1995 e garantisce in particolare:

a) l’architettura informatica e telematica idonea allo sviluppo del sistema federato della pubblica amministrazione piemontese per l’agricoltura;

b) la gestione dell’anagrafe delle aziende agricole del Piemonte e dei relativi fascicoli aziendali;

c) la gestione integrata dei contributi ed aiuti in materia di agricoltura;

d) la messa a disposizione di tecnologie innovative, quali telerilevamento e fotointerpretazione, per le funzioni ed i compiti di controllo;

e) l’interscambio delle informazioni tra l’Organismo pagatore regionale e l’AGEA nonchè tra gli enti e organismi piemontesi che operano in agricoltura;

f) il sistema di relazioni con il pubblico attraverso la gestione di apposito sito web;

g) la sicurezza logica e fisica, la riservatezza e l’integrità dei dati attraverso la messa a disposizione delle tecnologie e delle procedure più idonee per ottemperare alle specifiche previste dalla normativa vigente in materia di trattamento dei dati individuali e di trattamento dei dati contabili, nel rispetto di quanto previsto dalla legge 31 dicembre 1996, n. 675 (Tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali) e dal decreto del Presidente della Repubblica 28 luglio 1999, n. 318 (Regolamento recante norme per l’individuazione delle misure minime di sicurezza per il trattamento dei dati personali, a norma dell’articolo 15, comma 2, della legge 31 dicembre 1996, n. 675);

h) (1) il sistema di gestione degli accessi e delle autorizzazioni alle funzionalità del sistema di archivi e procedure.

Art. 14.

(Rapporti operativi con la Regione Piemonte)

1. L’Organismo pagatore regionale conforma la propria attività alle direttive che la Giunta Regionale emana nel rispetto delle disposizioni comunitarie e nazionali.

2. L’ Organismo pagatore regionale presenta alla Regione una previsione di spesa entro il 31 agosto dell’anno precedente.

3. Entro il 28 febbraio di ogni anno l’Organismo pagatore regionale presenta il rendiconto delle spese sostenute nell’esercizio precedente alla Regione.

4. Semestralmente l’Organismo pagatore regionale presenta alla Giunta regionale un report sull’andamento finanziario e sull’attività svolta. La Giunta regionale ne informa la competente Commissione del Consiglio regionale e il Comitato di cui all’articolo 8 della l.r. 17/1999.

Art. 15.

(Rapporti finanziari con la Regione Piemonte)

1. Sulla base della previsione di spesa la Giunta regionale autorizza il versamento dell’anticipo per le spese di funzionamento nella misura massima del 50 per cento.

2. Un secondo anticipo nella misura massima del 25 per cento per le spese di funzionamento è versato alla presentazione della prima relazione semestrale entro il 30 aprile;

3. Il saldo per le spese di funzionamento è versato dietro presentazione del rendiconto delle spese effettivamente sostenute.

4. La Regione versa le proprie quote di cofinanziamento almeno un mese prima della effettuazione dei pagamenti.

5. Sulle giacenze delle somme versate a titolo dell’articolo 12, comma 7, lettere b) e c) l’Organismo pagatore regionale riconosce un interesse a favore della Regione Piemonte pari alle migliori condizioni di mercato, in misura e secondo modalità che saranno fissate nella apposita convenzione di cui all’articolo 6, comma 4 della l.r. 16/2002.

6. In caso di eventuali anticipazioni di cassa da parte dell’Organismo pagatore regionale per temporanea carenza di disponibilità in relazione a ritardi nel versamento di fondi regionali, nazionali e comunitari la Regione Piemonte riconosce le spese, in misura che sarà fissata nella apposita convenzione di cui all’articolo 6, comma 4 della l.r. 16/2002.

Art. 16.

(Norme transitorie)

1. Nelle more del riconoscimento, la Regione individua l’Organismo pagatore regionale quale organismo regionale di cui l’AGEA può avvalersi, in tutto o in parte, per lo svolgimento delle funzioni relative alla gestione degli aiuti e degli interventi derivanti dalla politica agricola comune di cui all’articolo 5, comma 3, del d. lgs. 165/1999.

Il presente regolamento sarà pubblicato nel Bollettino Ufficiale della Regione.

E’ fatto obbligo a chiunque spetti di osservarlo e farlo osservare.

Torino, addì 18 ottobre 2002

Enzo Ghigo

Regolamento regionale pubblicato sul Bollettino Ufficiale n. 43 del 24 ottobre 2002 (ndr)