Bollettino Ufficiale n. 15 del 11 / 04 / 2001
ASL n. 20 - Alessandria
Regolamento aziendale per le spese di cassa economale e per gli acquisti effettuati in economia (Approvato con deliberazione del D.G. n. 254 in data 14.3.2001)
Articolo 1 - Il presente Regolamento ha per fine di stabilire i compiti e la disciplina del Servizio della Cassa Economale e degli acquisti effettuati in economia in attuazione dei principi di cui all’ art 5 del D.L.gs. 30.12.1992, n. 502 e successive modificazioni ed integrazioni.
Il Servizio suddetto ha quale compito di provvedere al pagamento delle spese secondo i limiti e con le modalità di cui al presente regolamento quando, non essendo possibile esperire le procedure di rito, lo stesso deve avvenire immediatamente e comunque in relazione alle esigenze di funzionamento delle Unità Operative dell’Azienda.
Il Servizio provvede ad ordinare, liquidare e pagare direttamente le seguenti categorie di spesa:
1) minute spese economali per la cui natura è indispensabile il pagamento immediato in contanti;
2) spese concernenti beni e/o servizi a prezzo amministrativamente predeterminato, ovvero imposte, tasse, tributi ed accessori, spese di rappresentanza, spese d’ufficio e di funzionamento;
3) anticipazioni di cassa, relative a spese di missioni, acquisto di carburante e pedaggi autostradali, errori materiali o di calcolo nella liquidazione dello stipendio ai dipendenti, per notifiche ed attività di difesa e per la formazione;
Le suddette spese sono sostenute secondo le seguenti modalità amministrative:
- per tutte le spese di importo singolo non superiore a 1000 Euro (oneri fiscali esclusi), direttamente dal Responsabile di C.E. con pagamento in contanti, ovvero tramite Istituto Tesoriere (c.d. Cassa Economale in senso stretto)
- per tutte le spese di importo singolo superiore a 1000 Euro (oneri fiscali esclusi), in economia, su richiesta scritta dei Responsabili delle singole Unità Operative, previa autorizzazione del Direttore del Dipartimento Tecnico Logistico, ovvero del Direttore del Dipartimento cui afferiscono le eventuali Casse Economali periferiche, giustificazione mediante adeguata relazione redatta dal sopracitato Responsabile di unità operativa e indagine di mercato informale tra almeno tre ditte che offrono sufficiente garanzia di solvibilità e idoneità tecnica salvo che la specialità della provvista renda indispensabile un ricorso ed una determinata persona o ditta. (c.d. acquisti in economia)
Nessuna spesa può, comunque, eccedere il limite del fondo di anticipazione assegnato mensilmente.
Le spese di cui al precedente punto sub 2) non possono, comunque, eccedere il limite massimo mensile di L. 75.000 Euro (oneri fiscali esclusi) per la Cassa Economale centrale di L. 50.000 Euro (oneri fiscali esclusi) per le Casse Economali periferiche.
Le disposizioni di cui al presente regolamento non si applicano nei casi di spesa rientranti tra quelli previsti dal vigente Regolamento Aziendale di disciplina dei contratti di fornitura di beni e servizi di importo inferiore a quello stabilito dalla normativa comunitaria.
Articolo 2 - Il Responsabile della Cassa Economale centrale è il Responsabile della U.O.A. di Provveditorato ed Economato.
E’ possibile costituire mediante formale approvazione da parte del D.G., una o più Casse Economali periferiche presso i singoli Dipartimenti Aziendali nei limiti e con le competenze di volta in volta stabilite.
Il Direttore del Dipartimento Tecnico Logistico con propria determinazione, individua uno o più funzionari amministrativi di profilo professionale non inferiore al D, ai quali potrà essere delegato il potere di firma, quando ciò risulti necessario per ragioni organizzative dell’attività del settore Cassa Economale.
Articolo 3 - Gli affidatari delle casse economali sono personalmente responsabili delle somme ricevute, sino a che non ne abbiano ottenuto legale discarico e della regolarità dei pagamenti eseguiti. Gli affidatari sono tenuti a verificare la conformità dell’ordine e della procedura di pagamento con le disposizioni contenute nel presente regolamento.
Articolo 4 - Le minute spese economali di cui al punto sub1) del precedente articolo 1 possono essere effettuate per provvedere alla fornitura dei seguenti beni e/o servizi:
1.a) acquisti sui mercati di beni e materiali e necessari ai servizi economali (lavanderia, lingeria, cucina e così via), sanitari (strumentario chirurgico, presidi sanitari, prodotti farmaceutici, ecc.), amministrativi e generali (cancelleria, mobilio, e così via) della Azienda;
1.b) acquisti di materiali necessari alle piccole manutenzioni e riparazioni di attrezzature tecniche ed igienico-sanitarie;
1.c) acquisto di vestiario al personale ausiliario, operaio e addetto ai laboratori e servizi o indumenti in genere, prescritti e comunque occorrenti per l’espletamento del servizio;
1.d) acquisto di carburanti, lubrificanti e liquidi tecnici per il funzionamento degli automezzi dell’Azienda;
1.e) acquisto di tessere stradali prepagate per le attività del settore autisti;
1.f) spese per analisi di beni merceologici;
1.g) acquisti di sangue, plasma e farmaci particolari;
1.h) acquisto, rilegatura e manutenzione di libri, riviste di interesse tecnico, sanitario od amministrativo, quotidiani e periodici;
1.i) acquisti di estratti e fotoriproduzioni di libri, riviste, articoli ed altri lavori urgenti di stampa e di riproduzione;
1.l) pagamenti per trasporti, spedizioni, assicurazioni relative ai trasporti, imballaggi e magazzinaggi;
m.1) acquisto di carta e cartonaggio di materiali ed oggetti vari per il disegno, cancelleria e stampati.
Articolo 5 - Le spese economali di cui al punto sub 2) del precedente articolo 1 sono le seguenti:
2A. Spese concernenti beni e/o servizi a prezzo amministrativamente predeterminato, ovvero imposte, tasse, tributi ed accessori.
Ricomprendono le seguenti tipologie di spesa:
2A. 1 Spese per acquisto di generi di Monopolio di Stato o comunque con prezzi di monopolio;
2A. 2 Spese postali, telegrafiche o valori bollati;
2A. 3 Spese di registrazione contratti;
2A. 4 Tasse varie previste per legge e afferenti ai Servizi e alle Unità Operative dell’Azienda (per es.: bollo autoveicoli, tasse per impianti termici, concessioni governative, ecc.);
2A. 5 Spese per controversie (notifiche, ecc.);
2A. 6 Abbonamenti RAI - TV relativi agli apparecchi dell’Azienda;
2A. 7 Spese per pubblicazioni su organi ufficiali, giornali e altre pubblicazioni;
2A. 8 Spese per quote associative ad Associazioni, Consorzi, ecc.;
2 B Spese di rappresentanza
Le spese di rappresentanza sono quelle che attengono all’esercizio della funzione istituzionale del Direttore Generale e, comunque con riferimento a rapporti, ovvero manifestazioni di rappresentanza con soggetti estranei all’Azienda. Esse sono espressamente ordinate dal Direttore Generale con sottoscrizione dell’ordinazione meccanografica e sono finalizzate all’intento di suscitare nei confronti dell’Azienda, delle sue attività e dei suoi scopi, l’attenzione e l’interesse di ambienti esterni qualificati.
In sede di liquidazione deve essere precisata la circostanza che ha dato luogo alla spesa nonché del numero e della qualifica delle persone per le quali essa è stata sostenuta.
Ricomprendono le seguenti tipologie di spesa:
2B. 1) Colazioni o piccole consumazioni in occasioni di incontri di lavoro del D.G. con personalità e/o Autorità esterne all’Azienda;
2B. 2) Addobbi di impianti aree e/o locali in occasione di visite presso l’Azienda di Autorità regionali, nazionali ovvero internazionali;
2B. 3) Omaggi floreali e necrologi in occasione della morte di personalità;
2B. 4) Cerimonie ed inaugurazioni varie (per es.: stampa degli inviti, affitto locali, addobbi ed impianti vari, servizi fotografici, rinfreschi, ecc.);
2B. 5) Doni simbolici (quali targhe, medaglie, libri, coppe, ecc.) a personalità estranee dell’Azienda in occasione di visite cerimonie, ecc. ovvero al personale dipendente in occasione di feste aziendali o del pensionamento;
2C Spese d’ufficio e di funzionamento.
Ricomprendono le seguenti tipologie di spesa:
2C. 1) Le spese per acquisti di stampati, modulistica, materiale di cancelleria ed altri articoli similari per ufficio la cui necessità non sia prevedibile nella fase di predisposizione delle procedure dell’ordinaria fornitura;
2C. 2) Le spese relative alle forniture destinate al personale aventi diritto a divise, capi di vestiario o altri dispositivi di protezione individuale.
2C. 3) Le spese relative al noleggio di automezzi, all’acquisto di documenti di viaggio su mezzi pubblici di linea, alla manutenzione, alla riparazione, ad esclusione dei danni derivanti da sinistro, all’assicurazione obbligatoria degli automezzi regionali, nonché ai tributi ed alle altre spese relative al possesso, alla gestione ed alla alienazione degli stessi;
2C. 4) Le spese relative a riparazioni, manutenzioni e trasporto di beni mobili, apparecchiature ed impianti necessari all’espletamento del lavoro d’ufficio, lavori di piccola manutenzione e riparazione dei locali e degli impianti;
2C. 5) Spese per acquisto di libri, abbonamenti a giornali, riviste, pubblicazione ed altri prodotti editoriali anche su supporto non cartaceo;
2C. 6) Spese per riproduzioni grafiche, riproduzioni di documenti e disegni, lavori di traduzione, consulenze di interpretariato, copiatura di testi, copie eliografiche, rilegatura di volumi, fotografie;
2C. 7) Spese per acquisto di medicinali, specialità farmaceutiche, presidi chirurgici, sanitari e strumentario;
2C. 8) Spese telefoniche, gas, acqua, energia elettrica, svincoli per trasporti ed oneri relativi;
2C. 9) Spese per acquisti indifferibili di suppellettili ed attrezzature per ufficio; ivi compresi apparecchi o terminali telefonici (telefonia fissa o mobile), fax, fotocopiatori, macchine fotografiche, ecc., nonché materiali di convivenza, pulizia in genere.
2C.10) Spese connesse o conseguenti al rilascio di concessioni ovvero di autorizzazioni per l’esecuzione di lavori di sistemazione di immobili, oneri tributari in genere relativi al patrimonio aziendale, agli accertamenti sanitari per il personale;
2C.11) Spese per acquisto di buoni benzina;
2C.12) Spese derivanti dall’uso, da parte di dipendenti, dell’automezzo proprio nei casi in cui non è previsto il trattamento di missione ovvero la località di destinazione non è servita da mezzi pubblici: in tale evenienza la liquidazione avverrà con riferimento alla misura dell’indennità chilometrica in vigore al momento della missione;
2C.13) Spese per il pagamento di sanzioni amministrative a carico dell’Azienda ed al fine di evitare eventuali interessi di mora, ovvero sovratasse; nella fattispecie il Responsabile della U.O. interessata dovrà presentare specifico rendiconto che sarà approvato con deliberazione del D.G.;
2C.14) Spese di funzionamento collegate allo svolgimento, in forma collegiale, dell’attività istituzionale dell’Azienda;
2C.15) Qualunque altra spesa comunque connessa, derivante ovvero conseguente a quelle previste dalle lettere che precedono.
Articolo 6 - Le anticipazioni di cassa di cui al punto sub3) del precedente articolo 1, sono le seguenti:
3 A Anticipazioni per spese di missione
Con la cassa economale si possono anticipare agli aventi diritto le indennità di missione a carico dei dipendenti di ruolo:
a) l’importo del biglietto di viaggio;
b) i due terzi dell’indennità giornaliera di missione;
c) l’importo presunto per il pernottamento;
d) l’importo presunto delle somme necessarie al noleggio di autoveicoli, ivi compreso il servizio di taxi ovvero di eventuali altri mezzi di trasporto privati autorizzati al servizio pubblico. Lo stesso trattamento compete ai dipendenti assunti con contratto a tempo determinato.
Le anticipazioni effettuate sono comunicate ai Responsabili delle U.O. competenti a liquidare le indennità di missione, i quali operano il recupero di tali somme e provvedono al rimborso alla cassa economale.
3B Anticipazioni per acquisto di carburanti e pedaggi autostradali
Con la cassa economale può essere anticipata al personale di ruolo autorizzato alla guida di automezzi aziendali una somma non superiore a 250 Euro per sostenere le spese di pedaggi autostradali, acquisto di carburante, parcheggio e manutenzioni urgenti ed indifferibili.
Il sospeso d cassa derivante dall’anticipazione della somma di cui al presente articolo, viene estinto con la presentazione della specifica documentazione di spesa, previa adozione di specifica determinazione del Direttore del Dipartimento Tecnico Logistico.
3C Anticipazioni per errori materiali e/o di calcolo.
Con la cassa economale centrale può essere anticipata ai dipendenti aziendali in ruolo, previa attestazione di errore materiale o di calcolo nella liquidazione dello stipendio da parte del Responsabile della U.O. Personale, una somma pari all’importo corrisposto in meno per effetto dell’errore riscontrato.
Il Responsabile summenzionato, nel liquidare lo stipendio relativo al mese successivo a quello di cui si è verificato l’errore, opera il recupero della somma anticipata e la restituisce alla cassa economale.
Il sospeso di cassa derivante dall’anticipazione prevista del presente articolo viene estinta con la restituzione della somma anticipata.
Con la cassa economale può, inoltre, essere anticipata una somma pari all’importo da corrispondere nel caso di dipendenti neoassunti ovvero a tempo determinato per i quali, per motivi procedurali, non è stato possibile procedere alla liquidazione secondo le modalità ed i tempi soliti. Analoghe anticipazioni possono essere disposte per competenze accessorie maturate e non liquidate per difficoltà procedurali.
3 D Anticipazioni per notifiche ed attività di difesa.
Con la cassa economale possono essere anticipate all’Ufficio Legale dell’Azienda le somme occorrenti allo svolgimento delle attività di rappresentanza e difesa in giudizio, degli oneri connessi alle spese ed all’espletamento delle procedure esecutive e di notifica a mezzo di messi comunali ovvero di ufficiali giudiziari, con obbligo di rendicontazione da parte del dirigente responsabile e presentazione della stessa alla cassa economale entro il 30 di ogni mese.
Il sospeso di cassa derivante dalle anticipazioni delle somme, viene estinto con la presentazione della specifica documentazione di spesa.
3 E Anticipazioni per spesa di formazione
Le spese relative alla formazione del personale dipendente che partecipano a corsi, convegni, seminari, congressi, nel territorio nazionale ovvero all’estero sono:
a) l’importo per spese di viaggio;
b) l’importo delle somme destinate all’iscrizione a corsi, convegni, seminari, congressi e l’acquisto di documentazione in occasione della partecipazione a dette manifestazioni, fissando che si potrà procedere alle anticipazioni soltanto dopo che sia stata adottata formale deliberazione da parte del Direttore Generale con la quale sia stata autorizzata la partecipazione alla manifestazione segnalata e sia stato deciso di avvalersi della disposizione della presente lettera;
c) l’importo presunto per spese di vitto e di pernottamento.
Articolo 7 - Le spese di cui al presente regolamento sono pagate al Responsabile della Cassa Economale. Le spese e le anticipazioni d cui trattasi devono essere effettuate su richiesta de competenti Uffici e Unità Operative.
Nei casi previsti di anticipazioni di somme necessarie per l’esecuzione della spesa, il funzionario preposto alla Cassa Economale deve farsi rilasciare quietanza dal Responsabile delle U.O. che ha richiesto tale anticipazione o da un addetto della medesima U.O. di volta in volta incaricato per iscritto di eseguire la spesa.
La persona che ha rilasciato al suddetto funzionario la quietanza di tale anticipazione ne è responsabile di fronte all’Azienda ed ha l’obbligo di presentare le debite pezze giustificative al Responsabile della Cassa Economale che le allegherà al proprio rendiconto mensile.
Articolo 8 - Il fondo di anticipazione per le spese di cui al presente regolamento, stante la necessaria continua liquidità e tenuto presente che la sua reintegrazione può avvenire solo dopo l’adozione di apposto atto deliberativo del D.G. approvante il rendiconto delle spese effettuate mensilmente, è stabilito nella misura pari a 150.000 Euro.
Quando sia necessario provvedere senza alcun indugio all’effettuazione di spese in economia per le quali i fondi in precedenza accreditati non siano sufficienti, il Responsabile della Cassa Economale è tenuto a chiedere la preventiva autorizzazione alla esecuzione dei lavori e forniture di pronto intervento al Direttore Generale, indicando l’ulteriore fabbisogno di fondi.
Articolo 9 - All’inizio di ogni anno il Responsabile delle U.O. di Contabilità e Bilancio emetterà disposizioni di pagamento nelle misure indicate dal precedente articolo a titolo di anticipazione a favore del Responsabile della Cassa Economale. Con cadenza mensile il suddetto Responsabile compilerà il rendiconto delle spese sostenute secondo le modalità di cui al successivo articolo. Dopo l’approvazione del medesimo, verificati i contenuti e le indicazioni contabili secondo quanto disposto dal successivo articolo, il Responsabile dell’U.O. di Contabilità e Bilancio provvederà ad emettere la relativa disposizione di pagamento a rimborso e reintegro del Fondo di Anticipazione.
Alla fine di ogni anno il Responsabile dell’U.O. di Contabilità e Bilancio porrà in essere le opportune registrazioni contabili per l’estinzione e la riapertura del Fondo di Anticipazione.
Articolo 10 - Tutte le spese sono disposte con “ordini di pagamento” in triplice copia, con numerazione progressiva, sottoscritti dal Responsabile della Cassa Economale o dal funzionario amministrativo individuato ai sensi del precedente art. 2.
Le tre copie in questione saranno rispettivamente:
1) l’originale ed una copia inviati, per l’esecuzione materiale del pagamento, al Tesoriere il quale, trattenuta la copia, come giustificativo di cassa, restituirà l’originale debitamente quietanzato da conservarsi agli atti del rendiconto mensile;
2) la terza copia degli atti all’ U.O.A. Provveditorato Economato.
Il Responsabile della Cassa Economale, entro il giorno 10 del mese successivo a quello nel quale le spese sono state effettuate, predispone, il rendiconto delle spese sostenute, distinto per conto economico, corredandolo di tutte le copie degli ordini di pagamento e delle relative pezze giustificative.
Articolo 11 - Tutte le spese devono essere debitamente comprovate e corredate della seguente documentazione:
1) richiesta scritta della U.O., ovvero Direzione Generale per la quale si effettua la spesa;
2) copia dell’eventuale vidimazione conferita alla persona o Ditta;
3) copia del documento di magazzino registrante l’effettivo ricevimento delle merci (per la fornitura dei beni);
4) dichiarazione di regolare esecuzione o rapporto di intervento sottoscritti dall’Ufficio, Servizio o Reparto interessati (per l’effettuazione di servizi);
5) fattura emessa in conformità al disposto dell’articolo 21 del D.P.R. 26.10.1972 N. 633, e successive modificazioni ed integrazioni, o idoneo documento sostitutivo emesso ai sensi degli artt. 22 e 31 dello stesso D.P.R.
Per le spese effettuate in economia devono essere aggiunti i seguenti documenti:
6) offerte ricevute dalle Ditte;
7) certificato di collaudo o dichiarazione di regolare esecuzione dei lavori e delle forniture (ove presenti e richiesti dalla natura della spesa).
Articolo 12 - Il rendiconto mensile deve essere sottoposto all’approvazione del Direttore del Dipartimento Tecnico Logistico, mediante assunzione di apposita determinazione.
Articolo 13 - Ai sensi dell’articolo 2 precedente, con deliberazione del D.G., è possibile istituire una o più Casse Economali periferiche per far fronte, nei limiti e con le modalità di volta in volta indicate, alle spese specifiche di ciascun Dipartimento.
Nella fattispecie, il Direttore del Dipartimento interessato svolge le funzioni di Responsabile della Cassa Economale periferica.
Tutte le disposizioni di cui al presente regolamento si applicano anche per il funzionamento delle Casse Economali periferiche.
Le modalità di contabilizzazione e rendicontazione delle spese delle Casse Economali periferiche sono di volta in volta, definite in sede di loro istituzione.
Articolo 14 - I limiti e gli importi indicati al presente regolamento possono essere periodicamente aggiornati previo atto deliberativo motivato del Direttore Generale.
Articolo 15 - In sede di prima applicazione è istituita la Cassa Economale periferica denominata “Cassa Economale di Farmacia Ospedaliera”, il cui Responsabile viene individuato nel Responsabile dell’U.O. di Farmacia Ospedaliera.
Tale Cassa Economale può far fronte alle spese relative alle forniture dei materiali e dei beni di consumo funzionalmente e organizzativamente afferenti al settore sanitario.
Le modalità di contabilizzazione e rendicontazione sono le stesse di quelle della Cassa Economale centrale di cui al presente regolamento e potranno avvenire anche in forma congiunta con quest’ultima.
Articolo 16 - Il presente regolamento entra in vigore il giorno stesso di pubblicazione sul B.U.R.P.