Disposizioni inerenti le modalità di svolgimento delle procedure di controllo sulle dichiarazioni sostitutive di certificazione e di atto di notorietà

(omissis)

IL DIRIGENTE

(omissis)

determina

per le considerazioni espresse in premessa,

di fornire, ai settori di competenza, le disposizioni in ordine alle modalità di svolgimento delle procedure di controllo sulla veridicità delle dichiarazioni sostitutive contenute nell’allegato A, che forma parte integrante formale della presente determinazione.

Il Direttore regionale
Marco Cavaletto

Allegato A

Disposizioni per lo svolgimento delle procedure
di controllo delle dichiarazioni sostitutive.

PREMESSA

Le dichiarazioni sostitutive, a differenza delle certificazioni amministrative, non sono caratterizzate dalla certezza giuridica: infatti esse non provengono da fonti pubbliche ma direttamente dall’interessato, il quale potrebbe fornire notizie inesatte o incomplete. Gli uffici pubblici, invece, hanno bisogno, per il corretto espletamento dei propri compiti, di informazioni precise e quindi di documenti che garantiscano la genuinità, completezza e aggiornamento delle notizie in essi contenuti.

E’ necessario, pertanto, trovare un punto di equilibrio tra l’esigenza di certezza e quella di semplificazione: la fiducia accordata all’utente non può essere incondizionata.

Il regolamento sulla documentazione amministrativa, il DPR 403/98, stabilisce in proposito che le amministrazioni procedenti (cioè quelle che ricevono le dichiarazioni sostitutive) sono tenute ad effettuare idonei controlli sul contenuto delle dichiarazioni sostitutive medesime, anche a campione, e tutte le volte che risulti necessario (per esempio quando dall’esame complessivo della pratica si rilevano ragionevoli dubbi sulla veridicità dei contenuto della dichiarazione stessa).

E’ opportuno, inoltre, distinguere le due categorie di dichiarazioni sostitutive, precisamente di certificati e di atti di notorietà, poiché diverse possono essere le modalità di svolgimento dei controlli a causa del diverso contenuto presente nelle stesse e, soprattutto, della possibilità o meno di verificare presso altre amministrazioni quanto affermato dall’interessato.

QUADRO NORMATIVO DI RIFERIMENTO

- LEGGE 4/1/68, N. 15;

- LEGGE 7/8/1990, N. 241;

- LEGGE 31/12/1996, N. 675;

- LEGGE 15/5/1997, N. 127, e precisamente gli articoli 1, 2 e 3;

- LEGGE 16/6/1998, N. 191, e precisamente l’articolo 2;

- DPR 20/10/1998, N. 403.

DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA
DI CERTIFICAZIONE

A) NOZIONE

Chiamata per semplicità “autocertificazione”, la presente dichiarazione viene prodotta in luogo dei normali certificati, li sostituisce in via definitiva (non occorre far presentare successivamente alcun certificato), ha la stessa validità temporale del documento sostituito, non deve essere mai autenticata e, pertanto, non deve essere richiesta l’imposta di bollo.

L’elenco dei certificati sostituibili è contenuto tassativamente negli articoli 2 della L. 15/68 e 1 del DPR 403/98.

B) MODALITA’ DEI CONTROLLI

- Il controllo va effettuato in almeno il 5% delle istanze pervenute nel settore per ogni singola procedura.

- In ottemperanza al principio della tempestività, il controllo deve essere effettuato entro 30 giorni dal ricevimento delle dichiarazioni sostitutive riferite alla singola procedura in esame (i 30 giorni decorrono dalla chiusura del bando o dalla scadenza del termine fissato per la presentazione delle domande/istanze) e comunque prima dell’emissione del provvedimento finale. In ogni caso il controllo non interrompe i termini del procedimento.

- La scelta delle istanze da controllare deve avvenire mediante l’estrazione a sorte delle stesse. A tale scopo:

a) il responsabile del settore individua il dipendente (diverso per ogni procedura) che deve provvedere ad estrarre dall’urna il biglietto contenente il nome/denominazione sociale, naturalmente non visibile da parte di chi effettua l’estrazione;

b) delle citate operazioni deve essere redatto apposito verbale sottoscritto dal responsabile e conservato dallo stesso.

- Il controllo può essere effettuato in modo diretto qualora è possibile accedere alle banche dati delle altre amministrazioni. Viceversa si espleta il controllo indiretto, cioè viene richiesta all’amministrazione certificante (quella che detiene le notizie autocertificate) conferma scritta, anche attraverso l’uso di strumenti informatici o telematici, della corrispondenza di quanto dichiarato con le risultanze dei registri da essa custoditi. In tal caso non è necessaria la successiva acquisizione del certificato.

- Di tutte le operazioni (modalità del controllo, raccolta delle conferme, esiti dei controlli, mancata risposta da parte dell’amministrazione certificante) deve essere redatto verbale e sottoscritto dal responsabile del settore.

- I verbali redatti, da cui risulta l’intera procedura adottata e soprattutto i risultati dei controlli, devono essere conservati dal responsabile e trasmessi alla Direzione ogni trimestre (30/3, 30/6, 30/9 e 30/12).

- Il responsabile deve provvedere ad effettuare i controlli anche quando sussistano ragionevoli dubbi sulla veridicità delle dichiarazioni sostitutive, a prescindere dal sorteggio della pratica.

- Qualora si accerti la non veridicità delle dichiarazioni sostitutive il responsabile del settore, previa comunicazione al Direttore:

a) trasmette d’ufficio la notizia del reato al Procuratore della Repubblica;

b) comunica all’interessato la non emissione del provvedimento richiesto;

c) provvede ad adottare l’atto di decadenza dai benefici ottenuti, qualora già concessi.

- Qualora, invece, dal’esame complessivo della pratica risulti solo un mero errore da parte dell’interessato (cioè buona fede nel rilascio della dichiarazione sostitutiva), il responsabile chiede l’integrazione documentale necessaria al fine di appurare definitivamente il contenuto della dichiarazione oppure convoca direttamente l’interessato per i chiarimenti del caso.

- Poiché le amministrazioni certificanti sono tenute a rispondere tempestivamente alle richieste di verifica avanzate, è opportuno che la richiesta contenga il termine entro il quale si intende ottenere la risposta. Scaduto detto termine è necessaria la messa in mora dell’ente inadempiente, sottolineando nella stessa che la mancanza di riscontro costituisce violazione dei doveri di ufficio e che l’accaduto verrà segnalato al Dipartimento della Funzione Pubblica.

DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA
DI ATTO DI NOTORIETA’

A) NOZIONE

Essa è una dichiarazione giurata concernente fatti, stati, qualità personali a diretta conoscenza dell’interessato e resa nel proprio interesse. I casi in cui è possibile avvalersi di questo strumento sono ricavabili dagli articoli 4 della legge 15/68 e 2 del DPR 403/98 e comunque in tutte le ipotesi in cui la dichiarazione contiene notizie non ricomprese negli elenchi tassativi previsti dagli articoli 2 L. 15/68 e 1 DPR 403/98.

Qualora detta dichiarazione è collegata ad una istanza (formalmente e quindi contestuale oppure funzionalmente e quindi anche successiva) non bisogna autenticare la firma e non occorre richiedere l’imposta di bollo: basta che essa venga firmata dinanzi al funzionario che la riceve

oppure, se firmata altrove, occorre fare allegare copia non autentica di un documento di riconoscimento valido. Nel caso di dichiarazione sostitutiva non collegata ad una istanza è necessario fare autenticare la firma secondo le modalità stabilite dalle leggi vigenti e pretendere il pagamento dell’imposta di bollo.

B) MODALITA’ DEI CONTROLLI

- Per queste dichiarazioni si applicano le stesse disposizioni sopra delineate per le dichiarazioni sostitutive di certificati, e precisamente per ciò che concerne la percentuale da verificare, l’estrazione a sorte, la turnazione dei dipendenti nelle operazioni di sorteggio, la redazione dei verbali e la loro trasmissione alla Direzione, i provvedimenti da adottare nei casi di falsità delle notizie raccolte.

- Tuttavia, data la natura particolare dei contenuti delle dichiarazioni sostitutive degli atti di notorietà ed in relazione ad ogni singolo procedimento, vengono definite le seguenti ulteriori disposizioni:

a) è possibile effettuare controlli mirati sulla singola dichiarazione, al di fuori delle pratiche sorteggiate, nei casi in cui gli stati, i fatti e le qualità personali siano certificabili da parte di altro soggetto pubblico, qualora ciò risulti necessario per il corretto svolgimento della procedura e/o qualora sussistano ragionevoli dubbi sulla veridicità delle notizie dichiarate. Detto controllo deve essere effettuato entro 15 giorni dal ricevimento della dichiarazione mediante richiesta della necessaria documentazione all’ente competente. In questo caso, per accelerare il procedimento, possono essere chiesti all’utente interessato le copie non autenticate dei certificati di cui sia in possesso e trasmessi da quest’ultimo anche con strumenti informatici e telematici;

b) nelle ipotesi in cui le notizie raccolte non sono certificabili o attestabili da parte di altro soggetto pubblico, i controlli a campione, secondo la percentuale sopra espressa, devono tendere comunque alla verifica oggettiva della veridicità delle dichiarazioni, utilizzando tutti gli strumenti possibili (per esempio esibizione di documentazione da parte dell’interessato, ispezioni e visite in loco, richiesta di collaborazione da parte di vigili urbani, forze dell’ordine o organismi pubblici ritenuti in grado di poter contribuire a formare certezza giuridica nel caso di specie).

DISPOSIZIONI COMUNI

- In attesa delle necessarie interconnessioni telematiche tra le pubbliche amministrazioni, al fine di facilitare gli scambi di informazioni tra questi uffici e gli enti certificanti, scambi che devono ispirarsi a criteri di semplicità e immediatezza (ricorso a strumenti telematici, fax e posta elettronica), è possibile attivare apposite conferenze di servizi per l’adozione di “Protocolli di Comunicazione”, diretti a creare canali di comunicazione dedicati ai controlli sulle autocertificazioni. Pertanto, qualora si ravvisi tale necessità, i responsabili di settore sono invitati a formulare proposte concrete a questa Direzione.

- Il dipendente che riceve la dichiarazione non veritiera non ha alcuna responsabilità, salvo i casi di dolo o colpa grave (cioè in presenza di evidenti irregolarità o di consapevolezza delle falsità, oppure opera con estrema superficialità omettendo di segnalare le anomalie riscontrate).

- Nei moduli che si predispongono per le dichiarazioni sostitutive occorre sempre far menzionare:

a) il richiamo alle sanzioni penali previste in caso di dichiarazioni mendaci, falsità negli atti e uso di atti falsi, ex art. 26 della L. 15/68;

b) il richiamo alla decadenza dai benefici eventualmente conseguiti in seguito a provvedimenti emessi sulla base di dichiarazioni non veritiere, ex art. 11, comma 3 del DPR 403/98;

c) l’informativa prevista dalla L. 675/96, con la quale si rendono note le modalità di utilizzazione dei dati personali.

- In ogni caso, sebbene occorra privilegiare la tempestività dei controlli alla estensione dei medesimi, non viene meno la facoltà di effettuare controlli a tappeto su tutte le dichiarazioni per esigenze particolari legate al tipo di procedura in atto. In tali ipotesi il settore comunicherà alla Direzione solo le verifiche rientranti nella percentuale sorteggiata, secondo le modalità sopra delineate.

- Qualora lo svolgimento della procedura amministrativa venga conferito, a qualsiasi titolo, a soggetti terzi (pubblici, privati o partecipati), le presenti disposizioni devono essere osservate anche dai citati soggetti e, pertanto, occorre inserirle negli atti con i quali si conferiscono le funzioni.

- Si segnala infine che il Dipartimento della Funzione Pubblica, avvalendosi della collaborazione dei Difensori civici, delle Prefetture, delle associazioni di tutela dei cittadini e di quelle di categoria, effettua ispezioni sull’intero territorio nazionale al fine di verificare il corretto svolgimento dei controlli, anche su segnalazione dei citati soggetti. In base all’esito delle ispezioni, il Dipartimento attiverà interventi sanzionatori nei confronti delle amministrazioni inadempienti oppure promuoverà l’adozione di incentivi, per riconoscere e premiare l’impegno di dirigenti e funzionari che si siano distinti per spirito di iniziativa, efficienza ed efficacia nell’attuazione delle norme in materia di semplificazione.